VÅRA STADGAR

ALLMÄNNA BESTÄMMELSER

§ 1 Föreningens namn

Föreningens namn är SAK som står för säkerhet vid arbete på kommunala gator.

§ 2 Föreningens ändamål

SAK är en ideell förening som är religiöst och politiskt obunden. Föreningen har till syfte att verka för en sund hållning och utveckling av säkerheten (farbarhet, framkomlighet, trafiksäkerhet och arbetsmiljöförhållanden) vid arbeten på kommunala gator och vägar. Föreningens mål är att hjälpa medlemmarna med att utveckla och införa regler och anvisningar för arbeten som utförs inom gaturummet – vilka kan sanktioneras av kommunen som lokalt bindande föreskrifter. Föreningens syfte är också att förmedla information till, och att underlätta utbyte av kunskap och  erfarenheter bland medlemmarna, samt att utveckla deras kompetens i olika skeden inom väghållning (planering, myndighetsutövning och utförande) genom föredrag och diverse utbildningsinsatser. Föreningen ska tillhandahålla handböcker och andra dokument som kan användas som riktlinjer i kommunens regelverk, samt ett webbaserat fråga- svarsforum inom föreningens egen hemsida. Föreningen ska försöka påverka centrala myndigheter och organisationer i ärenden som är viktiga för mindre städer och små tätorter i kommunerna. Medel för föreningens verksamhet skapas genom medlemsavgifter, frivilliga bidrag, ideella insatser samt eventuella intäkter för olika arrangemang m.m. Intäkterna används för att täcka kostnader i verksamheten.

§ 3 Föreningens säte

Föreningen har sitt säte där föreningen valt att lokalisera sitt sekretariat (tillsvidare eller under en viss tidsbestämd period) vilket beslutas av stämman. Vid tidpunkten för stadgarnas godkännande är föreningens säte Trafikenheten vid Tekniska förvaltningen i Växjö kommun.

§ 4 Sammansättning

Föreningen består av tjänstemän eller representanter från enskilda kommuner och organisationer

vilka utgör de faktiska medlemmarna i föreningen.

§ 5 Beslutande organ

Föreningens beslutande organ är årsstämman, styrelsen och dess utskott.

§ 6 Verksamhets- och räkenskapsår

Föreningens verksamhetsår och räkenskapsår omfattar tiden från den 1 jan till den 31 dec.

§ 7 Stadgetolkning mm

Uppstår tvekan om tolkningen av dessa stadgar, eller om fall förekommer som inte är förutsedda i stadgarna, hänskjuts frågan till nästkommande årsmöte (en arbetsgrupp bearbetar ärendet och redovisa därefter ett förslag för stämman). I brådskande fall får frågan avgöras av styrelsen.

§ 8 Skiljeklausul

Talan i tvist mellan medlem och föreningen får inte väckas vid allmän domstol. Sådan tvist skall, utom i fall då annan särskild ordning är föreskriven, avgöras enligt lagen om skiljeförfarande. Vardera parten svarar för egna kostnader liksom för kostnader för den skiljeman man utsett.

§ 9 Stadgeändring

För ändring av dessa stadgar krävs beslut av årsmöte med minst 2/3 av antalet avgivna röster. Förslag till ändring eller komplettering av stadgarna får skriftligen avges av såväl medlem som styrelse.

§ 10 Upplösning av föreningen

För upplösning av föreningen krävs beslut av årsmötet med minst 2/3 av antalet avgivna röster. Vid upplösning skall anges dels hur föreningens tillgångar skall användas, dels var föreningens handlingar m.m. skall arkiveras.
MEDLEMMAR

§ 11 Medlemskap

Medlemskap erbjuds till kommuner och organisationer vars tjänstemän och/eller representanter har intresse av att arbeta med utveckling av säkerhet vid arbete inom det kommunala gaturummet, i enlighet med föreningens mål och syften. När medlemsavgiften är erlagd registreras kommunen eller organisationen i ett register. (Namn, adress och kontaktperson etc.). Medlemsavgiften fastställs varje år vid årsstämman. Alla personer från en betalande kommun och organisation har närvarorätt och yttranderätt på föreningens möten. Dock har endast en utsedd delegat från varje kommun eller organisation rösträtt på årsstämman. Styrelsen har rätt att utse associerad medlem eller hedersmedlem (vilka ej har rösträtt).

§ 12 Utträde

Kommun eller organisation som vill utträda ur föreningen skall anmäla detta skriftligen till styrelsen. Medlem som inte betalat medlemsavgift för två på varandra följande verksamhetsår får anses ha begärt sitt utträde ur föreningen.

§ 13 Uteslutning

Enskild person, kommun eller organisation får inte uteslutas ur föreningen utan att synnerliga skäl föreligger eller på grund av att denne försummat att betala av föreningen beslutade avgifter, motarbetat föreningens verksamhet eller ändamål, eller uppenbart skadat föreningens intressen.

§ 14 Rättigheter och skyldigheter
Medlem

– har rätt att delta i sammankomster som anordnas för medlemmarna och dess representanter, – har rätt till information om föreningens angelägenheter, bl.a. via föreningens hemsida – skall följa föreningens stadgar och beslut som fattats av föreningsorgan, – har inte rätt till del av föreningens behållning eller egendom vid upplösningen av föreningen, – skall betala medlemsavgift senast 31 januari varje år, samt eventuellt övriga avgifter som beslutats av föreningen.

ÅRSMÖTET/ÅRSSTÄMMAN

§ 15 Kallelse

Årsstämman, som är föreningens högsta beslutande organ, hålls senast före utgången av Maj månad på tid och plats som styrelsen bestämmer. Kallelse till årsmötet skall tillställas medlemmarna senast tre veckor före mötet. Verksamhetsberättelse, verksamhetsplan med budget samt styrelsens förslag och inkomna motioner med styrelsens yttrande skall finnas tillgängliga för medlemmarna senast en vecka före årsmötet. I kallelsen skall anges var dessa handlingar finns tillgängliga. Har förslag väckts om stadgeändring, nedläggning eller samman-slagning av föreningen med annan förening eller annan fråga av väsentlig betydelse för föreningen eller dess medlemmar skall det anges i kallelsen.

§ 16 Behandling av ärenden

Såväl medlem som styrelsen får avge förslag att behandlas av årsmötet. Yrkande från medlem (motion) skall vara styrelsen tillhanda skriftligen senast fyra veckor före årsmötet. Styrelsen skall till årsmötet avge skriftligt yttrande över förslaget.

§ 17 Rösträtt samt yttrande- och förslagsrätt

Förutsatt att medlemsavgiften är inbetalad, så har endast en utsedd delegat per medlem rösträtt. Delegaten måste dock vara närvarande vid årsmötet. Ombud ifrån annan medlem kan inte överta rösträtten. Övriga enskilda personer från kommuner eller organisationer som inte har rösträtt har däremot yttrande- och förslagsrätt på mötet.

§ 18 Beslutsförhet och beslutsformer

Möten är beslutsmässiga med det antal röstberättigade medlemmar (delegater) eller ledamöter som är närvarande på mötet. Endast närvarande delegater har rösträtt.

§ 19 Beslut och omröstning

Beslut fattas med bifallsrop (acklamation med ja eller nej-rop) eller om så begärs efter omröstning (votering). Med undantag för de i 10 § första stycket och 11 § nämnda fallen avgörs vid omröstning alla frågor genom enkel majoritet. Enkel majoritet kan vara antingen absolut eller relativ. Val avgörs genom relativ majoritet. Med relativ majoritet menas att den (de) som erhållit högsta antalet röster är vald (valda) oberoende av hur dessa röster förhåller sig till antalet avgivna röster, (även om den eller de är mindre än hälften av rösterna). För beslut i andra frågor än val krävs absolut majoritet, vilket innebär mer än hälften av antalet avgivna röster. Omröstning sker öppet. Försöksvotering genom handuppräckning ska först prövas innan rösträkning. Om röstberättigad medlem begär det skall dock val ske slutet. Vid omröstning som inte avser val gäller vid lika röstetal det förslag som biträds av ordföranden vid mötet, om ordföranden är röstberättigad. Är ordförande inte röstberättigad avgör lotten. Vid val skall i händelse av lika röstetal lotten avgöra. Beslut bekräftas med klubbslag.

§ 20 Valbarhet

Valbar till styrelsen och valberedningen är röstberättigad medlem (delegat) av föreningen. Anställd i föreningen får dock inte väljas till ledamot av styrelsen eller valberedningen.

§ 21 Ärenden vid årsmötet
Vid årsmötet skall minst följande ärenden behandlas och protokollföras:

1. Fastställande av röstlängd för mötet. (vem som har rösträtt)

2. Val av ordförande och sekreterare för mötet (Presidium).

3. Val av protokolljusterare och rösträknare.

4. Fråga om mötet har utlysts på rätt sätt.

5. Fastställande av dagordning/föredragningslista.

6. Ekonomiredovisning och styrelsens verksamhetsberättelse för det senaste verksamhetsåret,

7. Fastställande av medlemsavgifter.

8. Fastställande av verksamhetsplan samt behandling av budget för det kommande verksamhets- /räkenskapsåret.

9. Behandling av styrelsens förslag och i rätt tid inkomna motioner.

10. Valberedningens förslag till ledamöter. Val av ;

a) föreningens ordförande för en tid av XX år;

b) halva antalet övriga ledamöter i styrelsen för en tid av XX år;

c) XX suppleanter i styrelsen med för dem fastställd turordning för en tid av XX år;

d) eventuellt ledamöter och suppleanter till verkställande utskottet

f) tre ledamöter i valberedningen för en tid av ett år, av vilka en skall utses till ordförande;

11. Övriga ärenden

Inga andra beslutsfrågor utöver det som finns i kallelsen får tas upp och beslutas på årsmötet. Ärenden som inte anmälts kan naturligtvis diskuteras under mötet i mån av tid, men beslutet måste skjutas upp (bordläggas) till ett senare tillfälle. Observera att dagordningen vid första konstituerande föreningsmötet är annorlunda, se bilaga 1.

§ 22 Extra årsmöte

Styrelsen kan kalla medlemmarna till extra årsmöte när man så anser det är erforderligt. Styrelsen är skyldig att kalla till extra årsmöte när det begärs av minst 50 % av föreningens röstberättigade medlemmar. Sådan framställning skall avfattas skriftligen och innehålla skälen för begäran. När styrelsen mottagit en begäran om extra årsmöte skall den inom 14 dagar utlysa sådant möte att hållas inom två månader från erhållen begäran. Styrelsen ska avge utlåtande. Kallelse med förslag till föredragningslista för extra årsmöte skall tillställas medlemmarna senast sju dagar före mötet eller kungöras inom samma tid på föreningens hemsida. Underlåter styrelsen att utlysa eller kalla till extra årsmöte får de som gjort framställningen vidta åtgärder enligt föregående stycke. Vid extra årsmöte får endast det som föranlett mötet upptas till behandling. Om rösträtt på extra årsmöte och om beslutsmässighet vid sådant möte gäller vad som sägs i 18 § och 19 §.

VALBEREDNING

§23 Sammansättning och åligganden

Valberedningen ska ge förslag på nya ledamöter till styrelsen och det verkställande utskottet. Valberedningen skall bestå av 1 ordförande och 2 övriga ledamöter valda av årsmötet. Valberedningen sammanträder när ordföranden eller minst halva antalet ledamöter så bestämmer. Valberedningen skall senast 4 veckor före årsmötet tillfråga dem vilkas mandattid utgår vid mötets slut, om de vill kandidera för nästa mandatperiod. Senast 2 veckor före årsmötet skall valberedningen meddela röstberättigade medlemmar sitt förslag. Alla medlemmar har rätt att  nominera egna kandidater. Ledamot av styrelsen är inte valbara till valberedningen

STYRELSEN

§ 24 Sammansättning

När årsmötet inte är samlat är styrelsen föreningens beslutande organ och ansvarar för föreningens angelägenheter. Därför är det viktigt att alla medlemskommuner och organisationer,stora som små i olika landsändar, får möjligheter att kunna påverka och känna sig delaktig i föreningens åtaganden och löpande verksamheter. Styrelsen ska därför bestå av en ordförande samt ordinarie ledamöter som bestäms utifrån det antal regioner (län och/eller länsdelar) som medlemskommunerna utgör för tillfället. I varje län eller länsdel utses en styrelserepresentant (ordinarie ledamot) och en personlig suppleant. Årsmötet skall varje år besluta om antalet representanter och suppleanter beroende på den geografiska utbredningen av medlemskommuner. Styrelsen bör bestå av lika delar kvinnor och män. Styrelsen utser inom sig vice ordförande, sekreterare, kassör och de övriga befattningshavare som behövs. Styrelsen utser även inom sig, (eller genom föreningsstämman om man beslutar så på årsmötet), ett verkställande utskott som består av 7 ledamöter samt deras personliga suppleanter vilket inkluderar ordföranden. Styrelsen möts minst en gång per år för att behandla och ta beslut i övergripande ärenden, samt kontrollera att föreningens verksamheter följer lagar och bindande regler såväl som fastställda mål och planer. Det åligger dessutom styrelsen särskilt att ansvara och förvalta föreningens medel. För organisationsschema se bilaga 2. Det verkställande utskottet har till uppgift att bereda ärenden inför styrelsemöten samt hantera den löpande verksamheten i föreningen. Utskottet ska särskilt setill att med hjälp ifrån sekretariatet;

– planera, leda och fördela det dagliga arbetet inom föreningen

– verkställa alla av årsmötet fattade beslut

– förbereda årsmötet

Vid förhinder för ledamot inträder den personliga suppleanten. Avgår ledamot före mandattidens utgång inträder suppleant i dennes ställe enligt samma ordning för tiden t.o.m. kommande årsmöte. Styrelsen såväl som det verkställande utskottet är beslutsmässig då minst halva antalet ledamöter är närvarande. Beslut fattas med enkel majoritet. Arbetsutskott ska lägga fram förslag till beslut för respektive beslutande organ.

Styrelsen får utse person till adjungerad ledamot. Sådan ledamot har inte rösträtt men kan efter beslut av styrelsen ges yttrande- och förslagsrätt. Adjungerad får utses till befattning inom styrelsen och/eller det verkställande utskottet. Detta kan vara personen som är samordnare vid sekretariatet.

§ 25 Kallelse, beslutsmässighet och omröstning

Styrelsen sammanträder efter kallelse av ordföranden, (minst 1 ggr/år), eller då minst halva antalet ledamöter har begärt det. Verkställande utskottet sammanträder efter kallelse av ordförande, minst 2 ggr/år, eller när utskottsledamöter så känner att det är befogat. Styrelsen såväl som Utskottet är beslutsmässig när samtliga ledamöter kallats och då minst halva antalet ledamöter är närvarande. För alla beslut krävs att minst hälften av styrelsens eller utskottets samtliga ledamöter är ense om beslutet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Röstning får inte ske genom ombud. I brådskande fall får ordföranden besluta att ärende skall

avgöras genom skriftlig omröstning eller vid telefonsammanträde. Om särskilt protokoll inte upprättas skall sådant beslut anmälas vid det närmast därefter följande sammanträdet. Vid sammanträde skall protokoll föras. Protokoll skall justeras av mötesordföranden och av en särskilt utsedd protokolljusterare. Avvikande mening skall antecknas till protokollet

§ 26 Överlåtelse av beslutanderätt

Styrelsen får överlåta sin beslutanderätt i enskilda ärenden eller i vissa grupper av ärenden till sektion, kommitté, arbetsgrupp, sekretariat eller annat organ eller till enskild medlem eller föreningens samordnare. Den som fattat beslut med stöd av bemyndigande enligt föregående stycke skall fortlöpande underrätta styrelsen härom.

SUPPORT

§ 27 Sekretariat

Ett sekretariat som bemannas med en samordnare (med arvode) upprättas för att först och främst bistå enskilda medlemmar, men också att vara behjälplig i styrelsen och det verkställande utskottet. Samordnarens arbetsinsats är beräknad till en kvartstjänst på årsbasis och denne ska särskilt hjälpa till med;

– att vara medlemmarnas kontaktperson i diverse ärenden som berör föreningens verksamhet,

– att utföra uppsökande verksamhet och ge service åt enskilda kommuner och/eller stimulera till mellankommunala samarbeten,

– att erbjuda föredragningar inför nämnder och fullmäktigeförsamlingar om roller och ansvar som beställare, förvaltare och väghållare,

– att vara webb master för föreningens hemsida – vilket utöver diverse uppdateringar av dess innehåll särskilt innebär att utöva tillsyn (moderator) över fråge-svars-forumet,

– att hjälpa till med planering och genomföranden av styrelsemöten och årsstämman,

– att hålla medlemsregistret uppdaterat,

– att arkivera protokoll och övriga viktiga handlingar.

I sekretariatet ingår även uppgifter med att vara kassör och ansvara för föreningens bokföring.